一、总则

（一）为加强九华慈善会（以下简称：本会）档案管理，有效地保护和利用档案，维护本会合法权益，特制订本制度。

（二）本规定所称的档案是指本会过去和现在慈善业务工作开展资料，如救助对象基本情况、管理、宣传等活动中所形成的对本会有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（三）本会指定专人负责档案管理工作。

（四）档案工作由本会秘书长统一领导，办公室负责接收、收集、整理、立卷、保管。

（五）办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和使用方便，逐步实现档案管理现代化。

（六）整理办法:以项目特征为主，根据分类和建立的时间顺序整理。

（七）借阅:需要借阅本会档案的，一般按规定办理相关手续后在本会阅档；如遇因工作需要确须外带档案的特殊情况，需秘书长批准同意后，办理好档案外借手续，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

（八）应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案、文件、报表、业务记录等必须备份。

（九）销毁有关档案资料须报秘书长审核，提交办公室审定方可销毁；销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

（十）制度监督责任部门为本会办公室，第一责任人为指定的档案管理员；第二责任人为秘书长。

（十一）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

    二、文件材料的收集管理

（一）凡本会印发的公文正件与附件、请示、批复、转发文件(含原件)等应归档的档案资料，一律由经办人员统一收集汇总后交档案管理员，并建立备查簿进行登记。

（二）本会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，及时将会议的主要文件资料向档案管理员办理归档手续；

（三）本会召开会议，由指定专人将会议材料、声像档案等向档案管理员办理归档手续。

    三、归档范围

（一）本会开展的慈善募捐、救助资料和活动计划、总结、宣传资料。

（二）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

（三）相关部门发来的与本会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料及信函等。

（四）本会对外发文及与有关单位来往的文件。

（五）本会的各种工作计划、总结、预决算、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、会计档案等。

（六）本会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（七）本会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

（八）本会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

（九）本会的历史沿革、大事记及反映本会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

附  则

一、本制度由本会办公室制（修)订并负责解释。

二、本制度于2021年10月21日制定,自公布之日起施行。